Chúng tôi cam kết luôn tiếp nhận và xử lý mọi khiếu nại của khách hàng liên quan đến các giao dịch với Công Ty. Khi có tranh chấp, công ty luôn ưu tiên các giải pháp hòa giải và thương lượng nhằm duy trì niềm tin và chất lượng dịch vụ. Quy trình giải quyết khiếu nại của chúng tôi được thực hiện theo các bước chi tiết như sau:

Bước 1: Gửi khiếu nại

Khách hàng có thể gửi khiếu nại thông qua các kênh sau:

– Email: Khách hàng gửi thư điện tử đến địa chỉ email của công ty. Địa chỉ email này được cung cấp trên trang web chính thức và trong các tài liệu liên quan.

– Hotline:Khách hàng gọi điện trực tiếp đến số Hotline của công ty, số điện thoại này luôn được hiển thị trên trang web và trong tài liệu hướng dẫn.

– Văn phòng đại diện: Khách hàng có thể đến trực tiếp văn phòng đại diện của công ty để nộp khiếu nại. Địa chỉ văn phòng đại diện được công bố trên trang web và trong các tài liệu liên quan.

Bước 2: Tiếp nhận và phản hồi khiếu nại

– Tiếp nhận: Bộ phận chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tiếp nhận khiếu nại của khách hàng. Mọi khiếu nại sẽ được ghi nhận và đưa vào hệ thống quản lý để theo dõi.

– Phản hồi: Trong vòng 48 giờ làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận đã nhận được khiếu nại và thông báo về quá trình xử lý. Tùy theo tính chất và mức độ phức tạp của khiếu nại, công ty sẽ đưa ra biện pháp cụ thể để giải quyết tranh chấp trong thời gian không quá 20 ngày làm việc.

Bước 3: Xác minh và làm rõ vụ việc

– Yêu cầu thông tin bổ sung: Để giải quyết khiếu nại một cách công bằng và chính xác, chúng tôi có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm các thông tin, tài liệu hoặc bằng chứng liên quan đến giao dịch hoặc sản phẩm. Các thông tin này có thể bao gồm hóa đơn mua hàng, hình ảnh sản phẩm, các trao đổi trước đó với công ty, v.v.

– Xác minh: Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành xác minh các thông tin và bằng chứng do khách hàng cung cấp. Trong quá trình này, chúng tôi có thể liên hệ với các bộ phận liên quan trong công ty hoặc các bên thứ ba để thu thập thêm thông tin và làm rõ vụ việc.

Bước 4: Giải quyết khiếu nại

– Thương lượng và thỏa thuận: Chúng tôi luôn cố gắng giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng và thỏa thuận với khách hàng. Các giải pháp có thể bao gồm đổi trả sản phẩm, hoàn tiền, cung cấp các dịch vụ bù đắp hoặc các giải pháp khác mà hai bên cùng thống nhất.

– Chuyển lên cơ quan có thẩm quyền: Trong trường hợp công ty và khách hàng không thể giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng và thỏa thuận, chúng tôi sẽ chuyển vụ việc đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để giải quyết theo quy định của pháp luật. Chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin và bằng chứng liên quan để hỗ trợ quá trình điều tra và giải quyết.

Bước 5: Theo dõi và đánh giá

– Theo dõi kết quả: Sau khi khiếu nại được giải quyết, chúng tôi sẽ theo dõi kết quả và đảm bảo rằng khách hàng hài lòng với giải pháp được đưa ra. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh sau khi giải quyết, khách hàng có thể liên hệ lại với chúng tôi để được hỗ trợ thêm.

– Đánh giá và cải tiến: Chúng tôi luôn đánh giá lại quy trình giải quyết khiếu nại và các biện pháp đã áp dụng để rút kinh nghiệm và cải tiến chất lượng dịch vụ. Mọi phản hồi từ khách hàng sẽ được ghi nhận và sử dụng để cải thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ trong tương lai.

 

Chúng tôi cam kết luôn nỗ lực để giải quyết mọi khiếu nại một cách nhanh chóng, công bằng và minh bạch, nhằm đảm bảo quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng.